Que nous soyons ou non Freelance, nous avons tous l’habitude d’utiliser des outils dans notre travail. Que ferait le menuisier sans sa scie ? Pour les travailleurs utilisant le web et les ordinateurs, c’est pareil. Qu’il s’agisse des outils collaboratifs de l’entreprise comme Sharepoint, de Google drive ou encore des outils de gestion de projets sophistiqués, il y en a pour tous les goûts et pour tous les domaines.
Aujourd’hui, j’ai envie de vous parler de mes outils préférés, pour m’organiser au quotidien. Ils sont tous gratuits et faciles d’utilisation. Je vous livre les 3 outils qui me sont les plus utiles au quotidien.
Trello : mon outil de gestion de projet
Utilisé par plus de 220 000 personnes en France, Trello est un outil de gestion de projet collaboratif en ligne. Il a été développé en 2011 en s’inspirant de la méthode Kanban inventée par Toyota. Il s’agit d’un tableau blanc virtuel.
Son organisation est simple. De multiples fonctionnalités vous permettent de gérer une équipe, de décortiquer les tâches d’un projet ou même d’écrire le scénario de votre prochain film ! Pour ma part, je m’en sers de calendrier éditorial interactif.
Vous pouvez (notamment):
- créer des tableaux;
- créer des “cartes” et les déplacer dans les différents Tableaux une fois celles-ci terminées ;
- lister vos tâches;
- ajouter des dates d’échéance;
- joindre des fichiers;
- ajouter des commentaires etc.
Il existe une version payante proposant des services supplémentaires, mais la version gratuit est déjà très complète. Je l’utilise avec plusieurs de mes clients, ce qui rend l’organisation plus facile.
Slack : l’outil qui remplace les mails
Au tout début de notre collaboration, l’un de mes premiers clients m’a confié être allergique aux mails. Comme je le comprends ! Ils s’entassent dans la boite mail, comme les papiers administratifs on ne prend pas (toujours) le temps ni de les trier ni de les supprimer, et le nombre de mails non-lus peut s’avérer franchement anxiogène. La solution ? Adopter Slack.
Mais qu’est-ce que Slack ? Il s’agit d’une solution intelligente alternative aux e-mails. Je l’utilise à la fois comme un puissant outil collaboratif mais également comme un outil de discussion, ce qui me permet de me sentir moins isolée au quotidien.
Avec Slack vous pouvez :
- créer des conversations sur des sujets dédiés via des “canaux”;
- rechercher facilement et rapidement des informations dans vos conversations;
- échanger des pièces jointes. Gros avantage de slack par rapport au mail : vous pouvez supprimer la pièce jointe si vous vous rendez-compte que vous avez fait une grosse faute d’orthographe (par exemple);
- prioriser les conversations en fonction de leur urgence.
L‘interface conviviale de l’outil favorise une collaboration fluide et agréable entre les membres d’une équipe. En tant que Freelance je l’utilise avec certains de mes clients et je trouve qu’il rend la relation professionnelle moins formelle (vous pouvez utiliser des GIFS et des smileys rigolos!).
La version gratuite de Slack me convient parfaitement, mais sachez qu’il existe des versions payantes : de la standard à 6,25€ par personne et par mois pour les TPE/PME à la version Enterprise Grid sur devis pour les très grandes entreprises et les professions réglementées.
L’agenda papier : ma valeur sûre
Je suis une personne à listes. Comme Rose dans sa chanson, je n’aime rien tant qu’écrire des listes dans ma vie personnelle comme professionnelle. Depuis mes études, j’ai toujours écris des listes de choses à faire, ne serait-ce que pour le plaisir de rayer l’action réalisée.
Au début de mon activité de Freelance, j’avais des petits carnets de feuilles volantes pleines d’actions et de RAF (restes à faire). Je les surlignais en jaune lorsqu’elles étaient terminées. Mais la rigueur d’organisation n’était pas au rendez-vous. Il me manquait un repère temporel.
J’ai alors opté pour le classique agenda scolaire papier. Ses avantages? De grandes pages, des dates et la possibilité d’ajouter à la fois mes devoirs professionnels et personnels pour m’organiser au mieux.
Ecrire mes tâches me permet de mieux les intégrer. Les rayer avec un stylo fait partie de mes plaisirs. Le seul point noir : si vous n’avez pas écrit au crayon, on efface moins facilement les erreurs ! Il n’est qu’un de mes outils d’organisation mais je ne pourrais absolument pas m’en passer.
Et puis, j’ai choisi un agenda au message positif. Sa couverture me rappelle tous les jours que “Today is a good day“.
Côté prix, le mien est en papier recyclé et il m’a coûté moins d’1€.
Quels sont vos outils d’organisation préférés ? Utilisez-vous l’un de ceux présentés dans l’article ?
